Berkomunikasi lewat e-mail (surat elektronik) sudah lazim digunakan di era modern ini. Dengan e-mail, kita dapat berkomunikasi dan mengirim pesan beserta lampirannya kepada siapapun di seluruh dunia. Di dunia kerja, saat ini pun hampir semua kantor menggunakan e-mail untuk berkomunikasi, baik dengan rekan kerja mapun dengan klien.
Karena e-mail menggunakan bahasa verbal, maka ada beberapa hal yang patut diperhatikan saat bertukar pesan. Walaupun tak ada peraturan tertulis, namun ada etika yang biasanya menjadi acuan saat mengirimkan pesan kepada orang tujuan. Ada lima hal yang patut diperhatikan saat Anda ingin mengirimkan email kepada orang yang Anda tuju, yaitu:
1. Perhatikan “to” dan “cc”
Walaupun memiliki fungsi sama, namun kolom “to” dan “cc” memiliki makna yang berbeda. Fungsi kolom “to” adalah untuk orang yang akan dikirimkan pesan. Sedangkan kolom “cc” adalah untuk pihak-pihak terkait yang harus mengetahui percakapan Anda.
2. Gunakan Kalimat Formal
Dalam menggunakan email untuk berkomunikasi, alangkah baiknya selalu menggunakan kalimat formal, baik itu ketika berkomunikasi dengan teman dekat Anda di kantor. Selalu menggunakan kalimat formal mencerminkan bahwa Anda adalah seorang profesional yang dapat menempatkan diri dalam sebuah situasi.
3. Perhatikan Makna Kalimat
Ini berguna untuk menghindari salah persepsi antara Anda dan lawan komunikasi Anda. Sebelum mengirim sebuah email, baca ulang pesan Anda. Terkadang, salah menempatkan kata dapat menyebabkan salah penyampaian pesan. Jika perlu, ajak teman Anda untuk membacanya sebelum mengirim agar tidak terjadi kesalahan makna.
4. Lampirkan Percakapan Sebelumnya
Jika Anda terlibat dalam percakapan panjang di email, selalu cantumkan percakapan sebelumnya. Ini berguna untuk mempermudah orang yang Anda kirim email untuk membalas dan mengerti maknanya. Mencantumkan seluruh percakapan juga dapat menjadi bukti bahwa Anda mengirimkan balasan secara tepat dan sesuai dengan email sebelumnya.
5. Ucapkan Terima Kasih
Sebagai orang Indonesia yang lekat dengan budaya Timur, mengucapkan terima kasih menjadi sebuah kewajiban, baik dalam komunikasi verbal maupun non-verbal. Tidak mencantumkan ucapan terima kasih dapat memperburuk citra Anda sebagai orang angkuh yang tak tahu berterimakasih.
Perlu Anda ingat juga untuk menghindari hal-hal berikut ketika Anda berkomunikasi lewat e-mail:
1. Jangan Mengirim Email Lewat Dari Jam Kerja
Siapa yang ingin diganggu dengan pekerjaan setelah sampai di rumah? Ketahui jam kerja orang yang ingin Anda kirimkan e-mail. Mengirim e-mail berisi pekerjaan di luar jam kerja hanya membuat Anda terlihat menyebalkan.
2. Jangan Menggunakan Kata Singkatan
Menggunakan kata singkatan seperti “yang” disingkat menjadi “yg” atau “menjadikan” disingkat menjadi “menjdkan” sangat tidak disarankan dalam sebuah e-mail. Selain menimbulkan kesan tidak profesional, menggunakan kata singkatan juga dapat menyebabkan kesalahan makna dari email Anda.
3. Jangan Lupa Memasukkan Lampiran
Setelah menulis pesan panjang lebar, Anda mengatakan “terlampir laporan kami tahun 2013.” Tetapi, setelah dilihat, lampiran tersebut lupa Anda masukkan. Bayangkan jika hal itu terjadi. Ia harus mengirim kembali e-mail untuk mengingatkan lampirannya, lalu Anda mengirimkannya kembali sembari meminta maaf. Malu dan menghabiskan waktu, bukan?
4. Jangan Terlalu Bertele-Tele
Membaca pesan dalam jumlah yang panjang dapat membuat kita justru lupa apa inti dari pesan tersebut. Buatlah pesan dalam bentuk pointer agar tepat sasaran dan langsung ke intinya.
5. Jangan Hapus Email Dalam Dua Bulan Terakhir
Terkadang memiliki banyak e-mail di kotak pesan membuat Anda risih. Boleh saja membersihkan kotak pesan, namun jangan hapus e-mail dalam dua bulan terakhir. Bisa jadi e-mail tersebut masih berguna dan memiliki data penting yang dapat digunakan untuk pekerjaan Anda.
sumber: alergimarketing
COMMENTS